很多客服不是从零开始写库，而是手里已经有聊天记录、表格、旧软件导出的文档。这时最省事的想法是整份扔进去。单机版若提供表格导入，确实能少打很多字，但迁入失败的样子都很像：分类名变成乱码、一条拆成两行、标题和正文对调、图片全部丢失、导入后出现上百条“未命名”。问题通常不在导入按钮，而在表格还没长成软件认得出的形状。下面按迁移顺序写，重点放在进软件之前那一段整理，进软件之后只做核对，不在导入瞬间赌运气。
先决定什么要迁，什么只留在旧文档里当档案
不是所有曾经回过的话都值得进当前库。先按“这周还允许对客户说”筛一遍。过期活动、已下架款、旧快递时效、已经不用的客服署名，留在表格存档，不要进正式分类。迁入的目标是营业用的短清单，不是历史博物馆。这一步能先砍掉一半行，后面所有错都会少一半。
筛完后只保留几列。列一多，导入映射就会乱。个人迁移够用的列通常是：分类、标题、正文。有关键词列再加一列。有备注列给自己看的，不要和正文混在同一格，否则备注会一起发给客户。图片路径能写明且文件还在，才单开一列；路径已经失效的，这一列空着，图留到进软件后再手工挂。
表格里每一行必须是一条完整话术
最常见的损坏来自单元格内换行和合并单元格。正文里需要换行可以，但不要把一条话术拆成表格里的两行，否则导入后变成两条残句。合并过的分类名只写在第一行、下面空白，导入时下面那些行会变成无分类。把分类名在每一行都填全，即使看起来重复。重复是给机器看的，不是给排版看的。
标题列不要空。空标题进库后全叫未命名，搜索和排序都会废。标题仍按能搜索、能区分相邻两条来写。从聊天记录粘过来的第一句客户原话，往往比“回复1”更适合当标题。
正文列先做一次“发给客户会不会出丑”的检查
从聊天记录直接复制，会带上时间戳、昵称、你当时的口头禅、对内备注、“等下回你”“这个别发”。导入前用表格筛选空行、明显对内的句子。把“亲”和店铺名统一成现在仍在用的说法。金额、时效、地址以当前政策为准改掉，不要指望进软件后再一条条找。表格阶段改一行，导入后改的是整库滚动。
特殊符号、从网页复制来的隐形字符，会在部分聊天窗口里变成问号。对可疑的长句，先粘到一个纯文本编辑处再贴回表格，清掉格式。单机版按文本进库，不负责替你做排版清洁。
用一小份试导入，不要第一份就是全库
另存一份只有十行的表，覆盖你真正在用的两三个分类。在空库或专门的测试分类里导入这十行。看四件事：分类有没有对上、标题是不是标题、正文换行还在不在、有没有多出空条。十行都乱，先改表头和列顺序，不要继续倒两百行。十行干净了，再倒正式表。
导入选项若问合并还是覆盖，空库用覆盖简单；已经有手写条目时用合并，并准备去重。合并后标题相同的两条都留着，就要当天删一条，不能留给高峰期选择。
图片不要指望表格一列路径解决所有事
即使软件支持路径列，也只在路径现在仍能打开时有效。换过盘符、整理过桌面、文件名改过，路径列等于摆设。更稳的迁法是：文字先全部进库并确认能发，图按“本周必发的那几张”在软件里手工挂到对应条目。迁入当天追求图文一次完美，容易在路径上卡死整场迁移，文字也进不去。
图的源文件先集中到固定目录，再挂。目录以后不要为了好看再改名。改名等于让已挂上的条目集体失明。
导入后的第一小时只做核对，不做创作
按分类点开，每个分类抽三条发送到测试窗：一条短欢迎、一条带换行的说明、一条你最担心格式的。发送成功才算这条迁进来了。测的时候发现某类全部乱码，多半是表格编码或分隔符问题，回到表，另存为软件要求的那种类型再导一次，不要在软件里逐字修乱码。逐字修的成本高于重新整理十列。
热键不要随表迁。表里即使有快捷键列，也很容易和当前这台电脑的输入法冲突。迁入稳定后，再按“只绑三四个”的原则手绑。键是本机环境的一部分，不是话术正文的一部分。
旧软件导出的专用格式，能用原格式就不要先转成表
如果从前一个工具里能直接出单机版认得的备份格式，优先走原格式，结构和图引用更完整。只有对不上格式时才转表。转表是信息丢失的过程：颜色、排序、内部编号、图引用都可能掉。丢掉的东西不要在导入后责怪单机版“功能少”，那是转换时已经丢掉的。
多人各交一份表时，先合并成一张再进软件
三个人三张表分别导入，分类名会出现“物流”“快递”“发货时效”三种叫法，同一句欢迎出现三次。先在表格里统一分类名、统一标题前缀、删掉重复正文，再导一次。单机版不是表格编辑器，去重和统一命名在表里做，比在侧边栏里做快。
迁移成功的标志不是条数变多，是当天接待里有一半重复问法已经能点
迁完如果仍然在手打“什么时候发”，说明迁进来的不是正在发生的问法，或标题搜不到。把当天仍在手打的那句补成一行表，再小量导入，或直接在软件里新建。迁移不是一年一次的工程，是把已经稳定的句子搬进来；新出现的句子仍按日常节奏进库。
单机版可以接收整理过的表，不会替你整理表。表干净，导入只是几分钟；表像聊天记录堆，导入只是把堆换一个地方显示。先让每一行都像一条准备发出去的话，再按按钮。按钮很快，行的质量决定迁完之后这周是变快了，还是多了一个更难翻的仓库。
